Что такое dms система

Что такое dms система

Англо-русский словарь технических аббревиатур . 2011 .

Смотреть что такое "DMS" в других словарях:

DMS-59 — connector. DMS 59 connector pinout details DMS 59 is a 59 pin … Wikipedia

DMS — may refer to: Contents 1 Computer Science or IT 2 Science 3 Education … Wikipedia

DMS-59 — Verbinder an einer Grafikkarte DMS 59 ist ein 59 poliger, trapezförmiger Steckverbinder mit beidseitiger Schraubverbindung, der vor allem bei Grafikkarten verwendet wird. Er ermöglicht eine Übertragung von zwei DVI I Signalen über ein Kabel. Die… … Deutsch Wikipedia

DMS — DMS: DMS украинская финансово промышленная группа. Система управления документами (DMS от англ. Document management system) набор компьютерных программ, используемых для отслеживания и хранения электронных документов и/или… … Википедия

DMS — ist eine Abkürzung für: Dokumentenmanagement System, datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente Deadline Monotonic Scheduling, ein Scheduling Verfahren in der Informatik Dealer Management System, ein IT System als Plattform für alle… … Deutsch Wikipedia

Dms — ist eine Abkürzung für: Datenbankmanagementsystem, eine Computerapplikation um sehr große Datenmengen zu verwalten, gleichbedeutend mit DBMS Deadline Monotonic Scheduling, ein Scheduling Verfahren in der Informatik Dealer Management System, ein… … Deutsch Wikipedia

DMs — (Dr. Martens) trademark for strong ankle length shoe or boot that laces up and has an air cushioned sole, Doc Martens, Docs … English contemporary dictionary

DMS-59 — Un connecteur DMS 59. Détail du brochage du connecteur DMS 59 … Wikipédia en Français

DMS-J — Dieser Artikel wurde im Portal Schwimmen zur Verbesserung eingetragen. Hilf mit, ihn zu bearbeiten und beteilige dich an der Diskussion! Vorlage:Portalhinweis/Wartung/Schwimmen Siehe Diskussion Crazy1880 19:26, 22. Mär. 2011 (CET) Die Abkürzung… … Deutsch Wikipedia

DMS-59 — У этого термина существуют и другие значения, см. DMS. DMS 59 разъём … Википедия

DMS — I DMS, Dokumentenmanagementsystem. II DMS, Abkürzung für Dehnungsmessstreifen … Universal-Lexikon

Зачем автоматизировать документооборот с «Е1 Евфрат»?

Система «Е1» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации и позволяет оптимизировать деятельность по основным важным показателям:

  • Значительно снизить время согласования документов;
  • Увеличить скорость и эффективность исполнения поручений;
  • Устранить проблему потери документов;
  • Снизить затраты на ведение архива;
  • Упростить процесс поиска документов.

Руководителям Е1 облегчает контроль и позволяет увеличить эффективность деятельности организации за счет:

  • Возможности более эффективно контролировать исполнительскую дисциплину;
  • Учета рабочего времени сотрудников;
  • Оперативного согласования документов, выдачи резолюций и поручений.

Забудьте о потерянных документах, находите и согласовывайте необходимые документы в 10 раз быстрее, а также оплачивайте счета, с Е1, вовремя.

Электронный документооборот

Е1 позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в системе реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем подобного класса. При регистрации каждому документу в Е1 присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в компании стандартами, а также формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа.

Электронные документы в системе могут быть созданы как в процессе текущей работы в текстовом или графическом редакторе, так и созданы ранее с последующим прикреплены к РКК. Прикрепление может содержать любое количество электронных документов разных форматов.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

  • входящие документы;
  • исходящие документы;
  • внутренние документы;
  • договоры;
  • служебная записки.

Поля РКК могут заполняться как вручную, так и с использованием различных средств автоматизации.

Возможности использования

Е1 позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или с помощью Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел компании, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.

В некоторых компаниях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в Е1 реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в Е1 позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Забудьте о потерянных документах.
  • Ускорьте процесс согласования документов более чем в пять раз.
  • Создайте для сотрудников единое информационное пространство.
  • Отслеживайте ход исполнения поручений.
  • Создавайте стандартные формы электронных документов в соответствии с принятыми в Вашей компании правилами.
  • Сократите время на регистрацию документов.
  • Регистрируйте бумажные и электронные документы в соответствии с требованиями ГСДОУ.
  • Поддерживайте номенклатуры дел и индивидуальную настройку папочной структуры документов.
  • Поддерживайте маршруты движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки).
  • Широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата).
  • Используйте развитые возможности поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска).
  • Сохраняйте истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов).
  • Поддерживайте смешанный документооборот (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов).
  • Обеспечивайте информационную безопасность (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).
  • Автоматическая генерация номера и даты документа.
  • Используйте словари, справочники и классификаторы при заполнении РКК.
  • Контролируйте заполнение полей РКК в автоматическом режиме.
  • Проверяйте новые документы на дублирование по заданным реквизитам РКК автоматически.
  • Работайте с проектами документов.
  • Уникальные технологии автоматизации регистрации документа (автопроцессинг и автоимпорт).
  • Используйте инструменты для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов).
  • Создавайте собственные удобные формы документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.
Читайте также:  Отвязка apple watch от id

Делопроизводство

Все официальные взаимодействия между гражданами, бизнесом и государственными органами осуществляются с помощью обмена документов. Учет документов, их контроль и перемещения регламентируются теорией электронного делопроизводства и документооборота. В Е1 реализованы механизмы поддержки делопроизводства, соответствующие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также существует модуль интеграции с МЭДО уже в коробочном варианте. Во многих компаниях разработаны собственные регламенты работы с документами, поэтому система автоматизации делопроизводства Е1 поддерживает возможность адаптации под специфичные требования.

Автоматизация документооборота на предприятии заключается в разработке комплексной информационной системы, позволяющей автоматизировать процессы регистрации, согласования, перемещения, поиска и архивного хранения документов организации.

Возможности использования

  • Интегрируйте технологии делопроизводства в единый процесс.
  • Ликвидируйте бумажный поток, автоматизируйте рутинные операции.
  • Автоматизируйте процесс прохождения документов внутри предприятия и за его пределами.
  • Сформируйте алгоритмы прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов) без программирования.
  • Осуществите документационную поддержку бизнес-процессов.
  • Планируйте и управляйте ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов.
  • Автоматизируйте административно-управленческие функции (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения).
  • Организуйте и контролируйте деятельность персонала, учет и планирование рабочего времени.
  • Обеспечьте оперативный обмен официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия.
  • Формируйте и накапливайте базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.
  • Интеграция с МЭДО, поддержка усиленной ЭП для работы с государственными органами.

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Сократите количество потерянных документов на 95%.
  • Автоматизируйте прохождение документа по отделам организации.
  • Повысьте эффективность планирования и управления ресурсами.
  • Используйте в 5 раз меньше бумаги.
  • Учитывайте рабочее время и контролируйте исполнение поручений более эффективно.
  • Используйте единую систему обмена сообщениями внутри организации.

Управление договорами

В Е1 поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров, а также Е1 позволяет упорядочить и автоматизировать работу с первичными документами, регламентировать связанные с ними бизнес-процессы и обеспечить их эффективный контроль. Это становится возможным за счет автоматизации процедур регистрации, согласования и организации хранения документов в электронном виде. Благодаря Е1 Вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату. Вместе с этим можно реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

Возможности использования

  • Сократите время подготовки договоров в 3-4 раза.
  • Согласуйте договоры внутри организации в 4-6 раз быстрее.
  • Увеличьте количество согласованных в срок договоров более чем на 50%.
  • Забудьте о нежелательных инцидентах (штрафах, спорах) в ходе договорной работы.
  • Контролируйте ход исполнения договора с помощью планировщика задач по договору.
  • Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
  • Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
  • Работайте с первичными бухгалтерскими документами в Е1.
  • Автоматизируйте процессы согласования оплат.
  • Создавайте различные маршруты согласования для различных типов счетов.
  • Интегрируйте Е1 с 1С: Предприятие 8.0, 8.2.
  • Интегрируйте справочники контрагентов для 1С.
  • Вызывайте документы, зарегистрированные в Е1 непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
  • Используйте открытый API для интеграции с учетными системами.
Читайте также:  Dns сервера byfly минская область

Преимущества для Вашего бизнеса

  • Сократите время на составление отчетов по договорной деятельности в 5-6 раз.
  • Ищите нужный договор в архиве в 10 раз быстрее.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 3 раза.
  • Сократите время выполнения задач (согласования, ознакомления, выдача поручений и многое другое) в рамках автоматизированных бизнес-процессов.
  • Осуществляйте согласования документов, выдачу резолюций и поручений с использованием тонкого клиента, даже находясь вне офиса.
  • Сократите время сбора первичных бухгалтерских документов в 2 ― 3 раза.
  • Ищите копии закрывающих документов в 4 ― 6 раз быстрее.
  • Готовьте выборку первичных документов в 10 раз быстрее.
  • Ускорьте процесс согласования счетов на оплату в 2 ― 3 раза.
  • Своевременно оплачивайте на 60% больше счетов.
  • Пользуйтесь архивной службой в 5 раз реже.
  • Сократите расходы на канцелярские принадлежности (бумага, картриджи, скрепки) более чем в 2 раза.

Просмотр и печать

В большинстве современных систем электронного документооборота для просмотра и печати документов используются сторонние приложения, модули и программы. Это может увеличивать стоимость владения системой, усложнить просмотр и печать из-за того, что какой-то формат файлов не поддерживается, фрагментировать информационную инфраструктуру компании, что затрудняет ее техническую поддержку.

Работая в Е1, пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

В свое время, а было это около 7 лет назад, я столкнулся с проблематикой внедрения DMS Информационной системы в крупной дилерской сети (170 дилеров). До этого у меня уже был опыт автоматизации дилерских сетей на базе различных ИТ-решений. Но специфика данного внедрения заключалась в том, что сеть состояла из самостоятельных игроков бизнеса, годовой товарооборот которых, порой, существенно превышал товарооборот нашей организации.

Еще не начав проект мы, с моей командой, столкнулись с нетривиальными вопросами:

  • Как выбрать решение?
  • Из каких этапов должно состоять внедрение?
  • Как выстроить коммуникацию?
  • Как создать продукт, лояльность к которому позволит нам преодолеть сопротивление партнеров, уже имеющих собственные развитые ИТ-системы и процессы?

И т.д.

С чего начать, в конце концов?!

Первое, что я сделал – обратился к внутрикорпоративному опыту и опыту других компаний, в надежде отыскать ответы на этот комплекс вопросов. И, увы, не нашел НИЧЕГО!

Не то, чтобы данный опыт нам ничего не предлагал. Отнюдь, как только мы объявили о подготовительном этапе проекта, нас, буквально, засыпали предложениями по автоматизации: к нам приезжали ИТ-компании с пресейлом их систем, проводили красочные и «убедительные» презентации, рассказывали нам о безоблачном будущем, которое нас ждет, если мы выберем их решение. Но со всеми вендорами был ряд проблем:

  • они были ангажированы на бюджет проекта, но не на результат;
  • стоимость их решений порой превышала годовой бюджет на ИТ в компаниях-партнерах;
  • слабое понимание специфики бизнеса;
  • низкий уровень кастомизации решений

И тогда мы приняли решение взять все в свои руки!

В данной серии статей я хочу описать тот путь ошибок и успехов, который мы прошли. А он был тернист! Я хочу дать ответы на вопросы, которые в свое время стояли перед нами. И я искренне верю, что данный материал поможет сократить путь к результату тем моим коллегам и компаниям, перед которыми когда-либо встанет задача – внедрить DMS в сеть с разнородным составом, опытом и объемом бизнеса. Пожалуй, самая сложная и амбициозная задача, с которой когда-либо может столкнуться бизнес с многоуровневой партнерской сетью.
Итак, поехали!

СТАТЬЯ 1 Или «Зачем?»

Для начала, давайте с вами заглянем немного вперед и поймем, что же нам предстоит сделать? И здесь мы с вами будем говорить не о том периметре работ, которые необходимо проделать команде проекта, а о том, зачем это все необходимо крупным компаниям и их партнерам (дилерам).

Задача любой коммерческой сетевой компании – развитие бизнеса. Неоспоримо! В сложной конкурентной среде эту задачу можно переформулировать следующим образом: опережение конкурентов по выводу новых эффективных продуктов и сервисов на рынок с превышением ожидания Клиента. И, как мы понимаем, каждый такой продукт и сервис всегда сопровождается стратегией его сбыта, основанной не только на колоссальной работе маркетинга, но и на не менее серьезной работе методологов. Четко выстроенная методология работы – это основа бизнеса. Но, порой, эта методология настолько комплексна и многоэтапна, что без средств по ее быстрой имплементации в дилерские сети, может стать непосильной ношей, а иногда даже и обузой бизнеса.

Читайте также:  Как установить драйвера через диспетчер устройств

Поэтому первый тезис к внедрению DMS системы – это поддержка быстрой имплементации единой методологии (стандарта) по быстрому выводу на рынок продуктов и услуг компании и их реализации.

Центробежной точкой любого бизнеса, будь то B2B или B2C бизнес, является Клиент. А это значит – Customer Journey (далее CJ) или Путь Клиента, который он циклично совершает от этапа выбора продукта до перехода на новый продукт. Каждый CJ сопровождается так называемыми MOT (Moment Of True) – реперными точками, в которых клиент готов к определенному бизнес-воздействию на него, сам того не подозревая 

Таким образом, второй тезис, который я бы хотел связать с внедрением системы DMS – это автоматизация CJ и MOT для бесшовной передачи Клиента от этапа подогревания его интереса к продукту до продажи и обслуживания.

Следующий важный момент в процессе взаимодействия представительств и дилерских сетей – это огромный поток циркулирующей между ними информации. Действительно, чтобы обеспечить бесперебойный бизнес сети необходимо, чтобы у партнеров оперативно была вся коммерческая информация о состоянии складов, тарифов, продуктовой линейки, планов продаж, соблюдению KPI, нормализованной клиентской базы, особых технических операциях, коммерческих акциях и т.д. К слову говоря, в нашем проекте таких процессов было более 40!

И эта потребность неизбежно приводит нас к третьему тезису: DMS система должна максимально обеспечивать партнерскую сеть всей необходимой информацией и минимизировать ошибки при передаче данной информации, с высокой степенью безопасности.

По моему глубокому убеждению, любая информационная система для бизнеса должна не просто автоматизировать деятельность, но проводить цифровую трансформацию всех процессов (Digital Transformation). А это значит – путем внедрения лучших практик в области информационных решений (Best Practice) обеспечивать максимальную эффективность и рентабельность предприятия.

Поэтому четвертый тезис к внедрению DMS мы сформулируем следующим образом: DMS должна обеспечивать рентабельность предприятия путем стандартизации процессов работы сети на базе лучших решений в области автоматизации бизнеса.

И, наконец, последняя по счету, но не по значению проблематика, с которой сталкивается любая дилерская сеть – это профессионализм персонала, который контактирует с клиентами, продуктами и сервисами. И, действительно, как правило, низовой менеджмент, продавцы, сервисный персонал, и т.д. сильно подвержены текучке. Представительства и партнеры инвестируют в обучение персонала огромные бюджеты, часть которых расходуется впустую, т.к. поработав в бизнесе какое-то время, окрепнув, встав на ноги, персонал старается продать себя и свои компетенции дороже их текущей стоимости, в лучшем случае, другим партнерам, а в худшем – конкурентам. Таким образом, вновь прибывший на смену персонал, зачастую, еще «не обстрелянный» в полях, совершает ошибки. Порой, непоправимые. В следствии чего партнеры и представительства несут колоссальные убытки.

Таким образом, один из важнейших тезисов при внедрении DMS – это внедрение продукта, содержащего строго выстроенный процесс, максимально упрощающий интеграцию нового персонала и методологически сопровождающий его на всех этапах, обучающий работе с продуктами и сервисами! Продукт, который обеспечивает быстрый и стабильный рост компетенций персонала и их поддержку.

Резюмируя, подведем итог.

Перед внедрением такого комплексного продукта, как DMS, представительство должно сформировать перед собой и партнерами четкие и понятные цели внедрения, а именно:

  • Быстрая имплементации единой методологии (стандарта) по быстрому выводу на рынок продуктов и услуг компании и их реализации;
  • Автоматизация Пути Клиента и MOT для бесшовной передачи Клиента от этапа подогревания его интереса к продукту до продажи и обслуживания;
  • Обеспечение партнерской сети всей необходимой информацией и минимизация ошибок при передаче данной информации, с высокой степенью безопасности;
  • Обеспечение рентабельности партнерских предприятий путем стандартизации процессов работы сети на базе лучших решений в области автоматизации бизнеса;
  • Упрощение интеграции нового персонала партнеров и методологическое сопровождение на всех этапах работы с продуктами и сервисами

В следующих статьях по данной тематике я опишу, как именно, после декларации целей внедрения DMS, необходимо формировать критерии выбора системы, стратегию внедрения, пилотирования и поддержки.

Буду рад помочь и получить обратную связь. И да прибудет с вами сила!

Ссылка на основную публикацию
Что отражает двоичная матрица
Представление информации в табличной форме широко распростране­но. Чаще всего мы пользуемся прямоугольными таблицами. Простейшая таблица состоит из строк и граф...
Что если компьютер включается и сразу выключается
Одна из распространенных проблем с компьютером — он включается и сразу выключается (через секунду-другую). Обычно это выглядит следующим образом: нажатие...
Что за номер 800 555
У пользователей часто звонит неизвестный номер 88005551534 или остаются пропущенные звонки. Давайте разберемся какой организации принадлежит этот номер, а ниже...
Что означают значки в погоде на айфоне
Самые интересные новости о технике Apple и не только. Что означают значки погоды на iPhone? Сегодняшняя тема весьма заинтересует многих...
Adblock detector