Создание файла базы данных Access
Если для решения ваших задач использовать шаблон не имеет смысла, можно создать базу данных с нуля. Поскольку Access хранит все таблицы базы данных, а также другие объекты в одном файле, прежде чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.
Создание файла базы данных Access
Для создания файла новой пустой базы данных щелкните в области создания базы данных стартового окна Access на элементе Новая база данных (Blank Database).
Выбор варианта Новая база данных (Blank database) или Пустая веб-база данных (Blank web database) определяет функции, доступные для работы с базой данных. Базы данных для настольных компьютеров нельзя опубликовать в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые функции баз данных для на-стольных компьютеров, например итоговые запросы.
Справа, в области Новая база данных (Blank database), введите имя файла в поле Имя файла (File Name), например Поставка товаров.accdb.
Задавая имя файла базы данных, следует иметь в виду, что оно не должно содержать символов: / : * ? » |, а его предельная длина составляет 215 символов, включая пробелы.
Под именем отображается имя папки, в которой по умолчанию сохранится файл базы данных. Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке Поиск расположения для размещения базы данных (Browse for a location to put your database) (справа от имени файла базы данных) и в окне Файл новой базы данных (File New Database) откройте нужную папку.
В окне Файл новой базы данных (File New Database) в поле Тип файла (Save as type) выберите формат создаваемой базы данных. По умолчанию формат файла имеет значение Базы данных Microsoft Office Access 2007 (*.accdb) (Microsoft Access 2007 Databases). В Access 2010 сохранился формат базы данных Access 2007. Базы данных в формате Access 2007 сохраняются в файлах с расширением accdb. В предыдущих версиях базы данных сохранялись в файлах с расширением mdb.
Закончив выбор в окне Файл новой базы данных (File New Database), щелчком по кнопке Создать (Create) завершите процесс создания пустого файла новой базы данных. В результате открывается окно созданной базы данных с пустой таблицей с именем Таблица1 (Table1) в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Щелкните для добавления (Click to Add). Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой оригинальной базы данных.
При создании нового файла базы данных может быть выбран формат, предназначенный для работы с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Последний формат называется Microsoft Access Проекты (*.adp). Проект предназначен для разработки объектов, составляющих приложение пользователя. Сама база данных, хотя и может разрабатываться в среде проекта, сохраняется на сервере и имеет соответствующий формат. Проекты сохраняются в файлах с расширением adp.
При создании проекта возможно подключение к существующей на сервере базе данных или создание новой базы данных на сервере.
И у нас видео на эту тему:
Далее мы узнаем как создать таблицы в базах данных MS Access 2010.
Разработка БД средствами MS Access
Создание базы данных в MS Access
Научиться создавать новый файл базы данных Access, создавать таблицы в этом файле с помощью средств пользовательского интерфейса Access.
В качестве предметной области рассмотрим склад: учет, заказ и оптовую реализацию товаров. Приведем описание предметной области.
― Товары поступают на склад отдельными партиями от разных поставщиков.
― Заказ товаров поставщикам выполняется при достижении минимального запаса товара на складе.
― Для каждого типа товара на складе имеются полки. Партии товаров размещаются на полках склада в соответствии с типом товара.
― Партии товаров могут включать разное количество единиц товара, но имеют стандартные упаковки, под размеры которых спроектированы полки склада.
― Полки склада имеют разные размеры, соответственно возможно размещение различного количества партий определенного типа товара (характеристика – объем полки). Например, полка для размещения 5 упаковок по 1000 штук цветных карандашей.
― Товар, хранящийся на складе, поступает в оптовую продажу.
― Покупатели оформляют бланк заказа на поставку определенного количество партий различных товаров.
― Партии товара, имеющие одинаковую стоимость, могут быть вписаны в бланке заказа одной позицией с указанием количества партий. Если стоимость партий различна, они вписываются в различные позиции заказа.
На этапе анализа и моделирования предметной области была построена логическая модель данных «сущность-связь» (рис. 1).
Для модели на рис. 1 выполнены этапы нормализации до 3 нормальной формы включительно. Устранены связи типа «М:М».
Перейдем к этапу проектирования физической структуры базы данных.
Самостоятельно
Выполните преобразование логической модели (рис.1) в физическую модель.
Рис.1. Логическая модель «Склад»
Создание нового файла базы данных Access
1. Запустите программу Microsoft Access.
2. В диалоге создания базы данных выберите шаблон Новая база данных, укажите папку, в которой будет сохранена ваша база данных, дайте имя файлу. Нажмите кнопку Создать.
3. Структуру таблицы следует разрабатывать в режиме Конструктор (рис.2).
Для начала создадим простые таблицы.
Рис.2. Изменение режима редактирования таблицы
В режиме Конструктор таблица создается путем задания имен полей, их типов и свойств. На рис. 3. показана структура таблицы ТИП_ПОКУПАТЕЛЯ.
4. В столбец Имя поля введите имя поля.
5. В столбце Тип данных выберите из раскрывающегося списка соответствующий тип поля.
6. В столбце Описание можно ввести описание данных этого поля (не обязательно).
7. В нижней части Конструктора таблиц на вкладках Общие можно установить свойства каждого из полей таблицы (рис.3).
8. Укажите ключевые поля. Для указания ключевого поля выделите соответствующую строку (установите в этой строке курсор) и нажмите на кнопку Ключевое поле 
на панели инструментов (рис.3).
Рис.3. Создание таблицы в режиме КОНСТРУКТОРА
9. После описания всех полей нажмите кнопку 
Сохранить. Таблицу можно закрыть.
Правила именования объектов в MS Access:
― Имена полей должны быть уникальны в рамках таблицы.
― Имена таблиц должны быть уникальны в рамках базы данных.
― Имена могут содержать не более 64 символов, включая пробелы
― Желательно избегать употребления имен, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access, например, Name, Property, Count и так далее.
― Имена полей и таблиц не должны начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).
― Имена полей и таблиц могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы. Специальные символы за исключение точки (.), восклицательного знака (!), прямых скобок ([]).
Рассмотрим также описание типов данных, предлагаемых MS Access (табл.1).
Таблица 1. Типы данных Microsoft Access
| Тип данных | Описание |
| Текстовый | Символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер поля задается с помощью свойства Размер поля в нижней части окна Конструктора таблицы. |
| Поле MEMO | Поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65535 символов. Этот тип данных отличается от типа ТЕКСТОВЫЙ тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки текста, которые хранятся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и другие операции). Поле MEMO не может быть ключевым полем или проиндексированным полем. |
| Числовой | Числовой тип используется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов, от выбора которых зависит размер поля. |
| Дата/Время | Тип для представления даты и времени. Размер поля 8 байт. |
| Денежный | Тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков. |
| Счетчик | Поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый MS Access для каждой новой записи автоматически путем увеличения предыдущего значения на 1 или случайным образом. Значение поля типа счетчик обновлять нельзя. Максимальное значение числа записей в таблице с полем счетчика не должно превышать 2 миллиарда. |
| Логический | Логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поле логического типа не может быть ключевым, но это поле можно проиндексировать. |
| Поле объекта OLE | Содержит ссылку на OLE-объект (лист Excel, документ Word, звук, изображение и так далее). Объем объекта ограничивается только имеющимся в наличие на диске пространством. |
| Гиперссылка | Позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в сети Internet. Поле типа ГИПЕРССЫЛКА не может быть ключевым или индексированным. |
| Вложение | Любой совместимый по формату объект: картинка, файл. |
В таблице ТИП_ПОКУПАТЕЛЯ мы использовали поле СЧЕТЧИК для автоматической генерации ключевого значения, ТЕКСТОВОЕ поле размером в 50 символов и поле типа MEMO для хранения дополнительной символьной информации.
Самостоятельно
1. По аналогии с таблицей ТИП_ПОКУПАТЕЛЯ создайте остальные таблицы 
Рис.4. Создание новой таблицы
Каждому типу данных соответствует список свойств. Рассмотрим свойство Маска ввода.
Маска ввода обеспечивает различные виды управления вводом данных. Маска ввода применяется в следующих случаях:
― для проверки значения поля на соответствие определенному шаблону ввода, например, шаблон (000)000-00-00 задает ввод номера телефона;
― для автоматического ввода постоянных символов-разделителей, например. дефиса (-) или круглых скобок;
― для обозначения позиции ввода с тем, чтобы облегчить ввод данных;
― для сохранения данных вместе с константами или без констант, в зависимости от вашего предпочтения.
Для создания файла новой пустой базы данных щелкните в области создания базы данных стартового окна Access на элементе Новая база данных.
Справа, в области Новая база данных, введите имя файла в поле Имя файла. Задавая имя файла, следует иметь ввиду, что оно не должно содержать символов: / : * ? " |, а его предельная длина составляет 215 символов, включая пробелы.
Под именем отображается имя папки, которой по умолчанию сохранится файл базы данных (Обычно это диск С:ПользовательДокументы). Если надо сохранить файл в другой папке, щелкните на значке 
Поиск расположения для размещения базы данных и в окне Файл новой базы данных откройте нужную папку.
Не забудьте в поле Тип файла выбрать формат создаваемой базы данных. По умолчанию формат файла Access 2010 имеет значение Базы данных Microsoft Access 2007 с расширением *.accdb. но можно задать и другой тип файла – Базы данных Microsoft Access 2002-2003, Базы данных Microsoft Access 2000, Microsoft Access Проекты.
Закончив выбор в окне Файл новой базы данных, щелчком по кнопке Создать завершите процесс создания пустого файла новой базы данных. В результате открывается окно созданной базы данных с пустой таблицей с именем Таблица1 в режиме таблицы. Курсор находится в первой пустой ячейке столбца Щелкните для добавления. Теперь можно приступить к созданию этой таблицы и других объектов новой оригинальной базы данных.
3. Создание таблицы базы данных
Таблица – основа базы данных. В них хранится информация, которую можно выбрать по достаточно сложному критерию, сформировать отчет т представить информацию в графическом виде.
В Access создание таблицы может быть выполнено в одном из двух режимов:
в режиме конструктора, позволяющем максимально полно определить структуру таблицы;
в режиме таблицы, предназначенном, прежде всего, для создания, просмотра, поиска, корректировки ее записей и, кроме того, реализующем функции, обеспечивающие определение структуры таблицы.
Для этого на вкладке Создание в группе Таблицы предназначены команды Таблица (для создания таблицы в режиме таблицы), Конструктор таблиц (для создания таблиц в режиме конструктора) и команда для создания списков SharePoint (рис. 2)
Рисунок 2 – Группа Таблицы вкладки Создание
Создание структуры таблицы с помощью Конструктора в режиме таблицы (на примере бд «продажи»).
Этот способ создания таблиц рассмотрим на примере создания таблицы ОРГАНИЗАЦИИ.
1-й шаг. Создание имен полей, типов полей.
После выполнения команды Конструктор таблиц на вкладке Создание в группе Таблицы, появляется рабочая область, которая состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание (рис. 3). Переход между столбцами осуществляется с помощью нажатия или .
Рисунок 3 – Создание структуры таблицы ОРГАНИЗАЦИИ в режиме конструктора
Первый столбец содержит имена полей таблицы, которые вводятся с клавиатуры.
Второй столбец содержит раскрывающееся меню, в котором представлен список типов данных. Выбираем нужный тип, при этом в нижней части окна появляются данные в разделе «Свойства поля» (рис. 4).
Рисунок 4 – Раздел «Свойства поля»
Третий столбец предназначен для ввода поясняющего текста. Это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access каждый раз, когда вы окажетесь в соответствующем поле, и будет напоминать вам о назначении данного поля.
Имя поля. Может содержать до 64 символов, (но не рекомендуется задавать слишком длинные имена). Имя может состоять из букв, цифр, пробелов и специальных символов. Исключение: точка, !, ‘, [ ], и управляющих символов с кодами ASCII 0-31.
Имя поля не может начинаться с пробела.
Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых имен.
Типы данных. В MS Access допустимыми являются следующие типы данных:
Поле объекта OLE
Текстовые поля. Тип текстовый присваивается по умолчанию, после введения имени поля, ширина его равна 50 символов. Текстовые поля могут содержать буквы, цифры, и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов. Для изменения ширины поля нужно в разделе «Свойства поля» в строке Размер поля задать требуемое значение.
Числовые поля. При вводе данных числового типа автоматически производится их проверка. Если данные содержат специальные символы или текст, выдается предупреждение об ошибке, и данные не будут введены.
Только над числовыми полями можно выполнять математические операции. Используя значение свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа (табл. 2):
